Tarieven Plan een demo
AI voor gemeenten · Vergunningverlening

X-Ro – veilige, uitlegbare AI voor omgevingsvergunningen

X-Ro analyseert omgevingsvergunningaanvragen in enkele minuten en verwerkt alle relevante regelgeving én lokaal beleid. Van omgevingsplan en Bbl tot splitsingsbeleid, toerismebeleid en mantelzorgregels – volledig uitlegbaar en juridisch navolgbaar.

Plan een demo → Lees waarom gemeenten kiezen voor X-Ro
Snellere doorlooptijd, minder fouten, minder inhuur. 100% AVG-proof, geen opslag, geen modeltraining.

Waarom X-Ro?

X-Ro is volledig ontworpen vanuit de gemeentelijke praktijk. Niet als AI-hype, maar als een betrouwbaar hulpmiddel dat het dagelijkse werk van vergunningverleners én beleidsmedewerkers RO ondersteunt. Het systeem sluit aan op de werkelijkheid waarin gemeenten werken: juridisch gelaagd, beleidsrijk, zorgvuldig en maatschappelijk verantwoordelijk.

Kernwaarde 1

Uitlegbaar & juridisch navolgbaar

Elke conclusie van X-Ro is stap voor stap inzichtelijk. Het systeem toont:

  • welke bron is gebruikt (wet, planregel, beleid);
  • welke passages relevant zijn (artikel, lid, sub, versie);
  • waarom de regel van toepassing is op deze activiteit en locatie;
  • hoe de norm concreet is toegepast in dit dossier;
  • wat onzeker is of aanvullend onderzoek vraagt.

Zo kan elke behandelaar, jurist en kwaliteitsmedewerker de analyse juridisch toetsen en bijschaven.

Kernwaarde 2

Alle regelgeving én al het relevante beleid

X-Ro verwerkt alle lagen die de vergunningverlening raken:

  • Omgevingswet, Bbl, Bkl, Bal, Omgevingsregeling;
  • provinciale omgevingsverordeningen en instructieregels;
  • regels van waterschappen, veiligheidsregio’s, omgevingsdiensten;
  • kaders van recreatieschappen en terreinbeheerders;
  • het gemeentelijk omgevingsplan en overgangsrecht;
  • lokaal beleid: o.a. splitsings- en omzettingsbeleid, toeristische verhuur, mantelzorg, flexwonen, gebiedsprofielen, beeldkwaliteit, participatie, beleidsregels van B&W.

De gemeente behoudt 100% regie over haar eigen beleidsruimte – X-Ro helpt die consistent toe te passen.

Kernwaarde 3

Minder werkdruk & minder externe inhuur

X-Ro automatiseert het intensieve voorwerk: zoeken, structureren, controleren en motiveren. Daardoor:

  • daalt de behandeltijd per dossier met 3–8 uur;
  • komt 3.000–8.000 uur per jaar vrij bij 1.000 dossiers;
  • kan externe inhuur met 30–60% omlaag;
  • ontstaat 1–2 FTE lucht in het team.

Behandelaars krijgen tijd terug voor het gesprek, de inhoud en maatwerk.

Hoe X-Ro werkt

X-Ro ondersteunt het volledige proces: van binnenkomst van een omgevingsvergunningaanvraag tot een volledig onderbouwd conceptrapport. Het systeem helpt bij de inhoud, de procedure én het toetsingskader.

Stap 1 – Aanvraag inlezen

Upload het DSO-pakket. X-Ro leest automatisch:

  • aanvraagformulieren en activiteiten;
  • rapporten, bijlagen en beschrijvingen;
  • bouwkundige tekeningen (maten, hoogten, afstanden, situering);
  • relevante context uit het dossier.

Ontbrekende of tegenstrijdige gegevens worden direct gemarkeerd.

Stap 2 – Activiteiten & procedure

X-Ro herkent expliciete én impliciete activiteiten en bepaalt:

  • of de reguliere of uitgebreide procedure geldt;
  • of de aanvraag past binnen het omgevingsplan of BOPA vereist;
  • welke wettelijke beslistermijn geldt;
  • welke adviseurs verplicht betrokken moeten worden;
  • welke stukken en onderzoeken noodzakelijk zijn.

De procedure bepaalt het toetsingskader – X-Ro maakt dat vanaf het begin expliciet.

Stap 3 – Geometrie & planregels

X-Ro koppelt de geometrie uit tekeningen aan planregels:

  • bouwhoogte en goothoogte t.o.v. maxima;
  • ligging t.o.v. bouwvlakken en perceelgrenzen;
  • oppervlaktes van bijgebouwen en aan- en uitbouwen;
  • onderscheid tussen vergunningsvrij en vergunningplichtig.

Dit geeft direct inzicht in strijdigheid of conformiteit met het omgevingsplan.

Stap 4 – Toetsing aan regels & beleid

X-Ro koppelt alle feiten uit het dossier aan de gelaagde kennisbank (wetgeving, planregels en beleid). Daarbij worden:

  • alle relevante regels per bestuurslaag opgehaald;
  • alle relevante beleidsdocumenten toegepast;
  • overbodige kaders weggefilterd;
  • spanningen tussen regels inzichtelijk gemaakt.

Stap 5 – Juridische toepassing & uitleg

Voor elke norm toont X-Ro:

  • de bron (wet, verordening, beleidsdocument);
  • de exacte passages (artikel, lid, sub, versiedatum);
  • de reden van toepasselijkheid;
  • hoe de norm concretisering krijgt in dit dossier;
  • waar ruimte is voor afweging of beleid.

Juristen kunnen zo eenvoudig controleren en aanscherpen.

Stap 6 – Conceptrapport

X-Ro genereert een volledig conceptrapport met:

  • de gekozen procedure en het toetsingskader;
  • planologische beoordeling (omgevingsplan / overgangsrecht);
  • BOPA-afweging indien het plan afwijkt;
  • toegepaste beleidsdocumenten op alle lagen;
  • advies- en onderzoeksplichten;
  • belangenafweging en motivering;
  • mogelijke besluitopties.

De behandelaar past aan waar nodig en neemt het uiteindelijke besluit.

Kennisbank & juridische diepgang

De X-Ro kennisbank bevat alle regelgeving en beleid dat een rol kan spelen bij de beoordeling van omgevingsvergunningen. Elke bron is voorzien van metadata zoals geldigheid, bestuurslaag, toepassingsgebied en versiedatum.

Landelijk

X-Ro verwerkt alle landelijke kaders die direct impact hebben op vergunningverlening:

  • Omgevingswet;
  • Bbl, Bkl, Bal;
  • Omgevingsregeling;
  • relevante ministeriële regelingen.

Met volledige artikelstructuur en versiebewaking.

Provinciaal & regionaal

Op basis van locatie herkent X-Ro automatisch:

  • provincie en bijbehorende omgevingsverordening;
  • waterschap en toepasselijke keuren en beleidsregels;
  • veiligheidsregio en relevante risicokaders;
  • omgevingsdienst en milieunormen;
  • recreatieschap en terreinbeheerders (TBO’s).

Alleen wat geografisch en inhoudelijk van toepassing is, wordt gebruikt.

Gemeentelijk planrecht & beleid

X-Ro ondersteunt zowel het omgevingsplan als overgangsrechtelijke bestemmingsplannen, plus al het relevante lokale beleid:

  • omgevingsplan en gebiedsregels;
  • paraplu-, veeg- en aanvullingsplannen;
  • splitsings- en woningvormingsbeleid;
  • toerisme- en short-stay beleid;
  • mantelzorg- en flexwonenbeleid;
  • gebiedsprofielen en kwaliteitskaders;
  • beleidsregels B&W voor afwijkingen en maatwerk.

Zo komt de lokale beleidsruimte volledig tot zijn recht.

Jurisprudentielijnen, tweezijdige normen & CROW

X-Ro sluit aan bij de wijze waarop in de rechtspraak wordt gekeken naar evenwichtige toedeling van functies aan locaties. Daarom let het systeem nadrukkelijk op:

  • tweezijdige werking van normen (nieuw en bestaand gebruik);
  • geur, stank, geluid en trillingen in beide richtingen;
  • milieuzonering en afstandscriteria (o.a. VNG-brochures);
  • parkeren en mobiliteit conform CROW-richtlijnen;
  • veiligheids- en risicokaders van VR en waterschap.

Dit zorgt voor beslissingen die inhoudelijk én juridisch steviger in elkaar steken.

Voordelen & impact

X-Ro levert aantoonbare impact op tijd, kwaliteit, juridische zekerheid, klanttevredenheid en kosten. Hieronder de belangrijkste effecten in cijfers.

1. Minder fouten door waarschuwingen

X-Ro signaleert:

  • ontbrekende of tegenstrijdige stukken;
  • vergeten activiteiten of adviesplichten;
  • foute procedurekeuzes;
  • gemiste strijdigheid met regels.

Bij 1.000 dossiers levert 300–900 uur minder herstelwerk al snel € 24.000–€ 72.000 op.

2. Snellere doorlooptijd

Een volledig dossier kost nu vaak 10–20 uur aan totale behandeltijd. Met X-Ro wordt dat 6–14 uur.

  • besparing: 3–8 uur per dossier;
  • bij 1.000 dossiers: 3.000–8.000 uur per jaar;
  • waarde: € 240.000–€ 640.000.

Dit vertaalt zich in kortere doorlooptijden en minder werkdruk.

3. Minder externe inhuur

X-Ro reduceert de noodzaak voor externe ondersteuning bij BOPA’s, complexe planologische casuïstiek en juridische onderbouwing.

  • 30–60% minder inhuur is realistisch;
  • bij € 300.000 inhuur: € 90.000–€ 180.000 besparing;
  • bij € 500.000 inhuur: € 150.000–€ 300.000 besparing.

Minder inhuur = meer kennis en continuïteit in de eigen organisatie.

4. Minder bezwaar en beroep

Door sterke, consistente motivering daalt het aantal bezwaren en beroepen:

  • heldere bronvermelding en beleidskoppeling;
  • correcte procedure en toetsingskader;
  • tweezijdige normwerking (geur, geluid, milieu);
  • verwijzing naar CROW en VNG-richtlijnen.

Gemiddelde kosten per bezwaarschrift: € 1.200–€ 2.500.

Bij 150 bezwaren en 10–20% reductie:
15–30 minder bezwaren = € 18.000–€ 75.000 per jaar.

5. Tevreden initiatiefnemers & interne rust

Snellere en beter onderbouwde besluiten zorgen voor:

  • minder klachten en telefoontjes;
  • kortere wachttijden voor initiatiefnemers;
  • meer voorspelbaarheid voor bestuur en management.

In de praktijk daalt klantgebonden werkdruk (mail/telefoon) met 10–20%.

6. 1–2 FTE lucht in het team

Opgeteld levert X-Ro eenvoudig 1–2 FTE ruimte op in een middelgrote gemeente:

  • meer tijd voor complexe dossiers en beleid;
  • minder stress rondom termijnen;
  • ruimte voor kwaliteitsverbetering en innovatie.

Bij € 80.000 per FTE is dit € 80.000–€ 160.000 aan waarde.

Privacy, AVG & security

X-Ro is ontworpen volgens het principe privacy-by-design. Gemeenten moeten erop kunnen vertrouwen dat de inzet van AI geen onnodige extra risico’s oplevert.

AVG-proof

  • verwerking uitsluitend binnen de Europese Unie;
  • geen datadoorgifte naar derde landen;
  • geen opslag van documenten na verwerking;
  • geen training van modellen op gemeentelijke data;
  • verwerkersovereenkomst en DPIA-ondersteuning beschikbaar.

FG, IBP en CISO krijgen alle informatie die nodig is om een weloverwogen besluit te nemen.

Beveiliging

X-Ro draait op een moderne infrastructuur met:

  • versleutelde verbindingen (TLS);
  • strikte toegangscontrole en logging;
  • scheiding van klantomgevingen;
  • up-to-date patch- en monitoringbeleid;
  • minimale dataminimalisatie en beperkte bewaartermijnen.

Transparante datastromen

X-Ro maakt volledig inzichtelijk welke gegevens waar worden verwerkt:

  • duidelijke datastroomdiagrammen;
  • beschrijving van verwerkingsdoeleinden;
  • scheiding tussen inhoudsdata en technische logs;
  • documentatie direct bruikbaar in interne governance.

Prijzen & VNG-subsidie

X-Ro is betaalbaar voor zowel kleine als middelgrote en grote gemeenten. Daarnaast zijn er subsidiemogelijkheden via VNG en andere programma’s voor AI in de publieke sector.

Licentie

X-Ro werkt met een seat-based licentiemodel zodat de kosten schaalbaar blijven:

  • licentie vanaf indicatief € 149 per gebruiker per maand;
  • geen installatiekosten;
  • geen verplicht maatwerk;
  • ondersteuning inbegrepen.

Exacte prijzen worden afgestemd op het aantal gebruikers en de grootte van de organisatie.

Implementatie

Dankzij de webbased architectuur zijn de implementatiekosten laag:

  • geen installatie op werkplekken;
  • geen verplichte koppelingen met interne systemen;
  • onboarding binnen één dag;
  • gebruikersinstructie in 45–60 minuten.

De nadruk ligt op proces en kwaliteit, niet op techniek.

VNG-pilot & subsidie

Gemeenten kunnen X-Ro financieren via VNG-innovatiepilots en vergelijkbare regelingen:

  • subsidie tot € 200.000 per gemeente mogelijk;
  • ondersteuning bij aanvragen en onderbouwing;
  • aanlevering van effectrapportages en evaluatiegegevens;
  • focus op uitlegbaarheid, juridische kwaliteit en privacy.

In veel gevallen kan X-Ro in het eerste jaar grotendeels of geheel uit subsidie worden betaald.

Businesscase op maat

Voor elke gemeente kan een gerichte businesscase worden opgesteld op basis van:

  • aantal dossiers per jaar;
  • huidige inzet FTE op vergunningverlening;
  • huidige externe inhuurkosten;
  • huidig aantal bezwaren en hersteldossiers;
  • ambitie t.a.v. doorlooptijd en dienstverlening.

Zo wordt helder wat X-Ro concreet oplevert in tijd, geld en kwaliteit – specifiek voor jouw gemeente.

Over X-Ro

X-Ro is ontstaan uit de praktijk van vergunningverlening en RO-beleid. Juristen, behandelaars en data-experts werkten samen aan één doel: technologie bouwen die het werk lichter maakt, zonder de juridische werkelijkheid geweld aan te doen.

Missie

Onze missie is om gemeenten te helpen met AI die:

  • juridisch klopt en uitlegbaar is;
  • werkdruk verlaagt in plaats van verhoogt;
  • beleid en kwaliteit versterkt;
  • transparantie richting inwoners vergroot.

AI is voor ons geen doel op zich, maar een middel om de publieke uitvoering beter te maken.

Voor wie

X-Ro is ontwikkeld voor:

  • vergunningverleners en casemanagers;
  • juristen omgevingsrecht;
  • beleidsmedewerkers RO en omgevingskwaliteit;
  • kwaliteitsmedewerkers en coördinatoren;
  • FG, IBP en CISO;
  • directie, MT en bestuurders.

Iedereen krijgt de informatie die past bij zijn of haar rol.

Contact & demo

Wil je zien hoe X-Ro werkt met een eigen dossier van jouw gemeente? We laten het graag live zien.

In een demo van 45–60 minuten doorlopen we samen één of twee dossiers, laten we zien hoe X-Ro werkt en schetsen we de impact voor jouw gemeente.

Plan een demo Bekijk de businesscase